Projektreferenz: Kostensenkungsprogramm für mehrere hundert Standorte

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Kosten senken, indem Leistungen zum tatsächlichen Bedarf passen

Mehrere hundert Standorte, unterschiedliche Anforderungen und laufende Kosten für Liegenschaftsmanagement und Konnektivität: Bei dieser Größenordnung wirken sich unpassende Leistungsumfänge über das gesamte Unternehmen aus. Auch die Frage, welchem Bereich welche Kosten zuzurechnen sind, wird entscheidend für die Steuerung.

Das Kostensenkungsprogramm umfasste die Überprüfung des Leistungsumfangs, dessen Anpassung an den tatsächlichen Bedarf – das sogenannte Rightsizing – sowie die verursachergerechte Zuordnung der Kosten. Darauf aufbauend ging es um eine abgestimmte Anpassung der Leistungen im Liegenschaftsmanagement und in der Unternehmensvernetzung.

Die Aufgabe: Bedarf, Leistung und Kosten zusammenbringen

Welche Leistung wird an welchem Standort tatsächlich benötigt? Was wird bereitgestellt und berechnet? Welcher Bereich veranlasst oder nutzt die Leistung? Diese Fragen verbinden die technische, organisatorische und kaufmännische Sicht auf das Standortportfolio.

Ziel war, den Leistungsumfang bedarfsgerecht auszurichten und Kosten nachvollziehbar zuzuordnen. Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit und Betriebsfähigkeit müssen bei der Bewertung einer Anpassung berücksichtigt werden.

Vier Hebel des Kostensenkungsprogramms

Warum mehrere hundert Standorte ein systematisches Vorgehen brauchen

Bei einer großen Zahl von Standorten muss die Bewertung vergleichbar und zugleich differenziert sein. Ein Standort mit hoher betrieblicher Bedeutung kann andere Anforderungen haben als ein Standort mit geringer Nutzung und guten Ausweichmöglichkeiten.

Einheitliche Kriterien helfen, die Unterschiede nachvollziehbar zu behandeln: Nutzung, unterstützte Geschäftsprozesse, Auswirkung eines Ausfalls, benötigte Kapazität und tatsächlicher Leistungsumfang. So lassen sich Maßnahmen bündeln und priorisieren, während begründete Besonderheiten sichtbar bleiben.

Einfach erklärt: Was heißt Rightsizing in der Praxis?

Veranschaulichendes Beispiel: Ein Standort nutzt nach einer organisatorischen Veränderung weniger Arbeitsplätze und Anwendungen. Seine bisherigen Leistungen laufen unverändert weiter. Zunächst wird geprüft, welche Kapazität heute gebraucht wird und welche Anforderungen an den Betrieb bestehen. Erst danach lässt sich entscheiden, ob eine Anpassung sinnvoll ist.

An einem anderen Standort kann eine ähnlich große Anbindung eine kritische Aufgabe unterstützen. Dort kann der bisherige Umfang weiterhin notwendig sein. Entscheidend ist der Zusammenhang zwischen Leistung und Geschäftsbedarf.

Kostentransparenz und echte Einsparungen unterscheiden

Eine verursachergerechte Kostenzuordnung schafft Verantwortung und eine bessere Entscheidungsgrundlage. Eine reine Umbuchung auf eine andere Kostenstelle senkt jedoch die Gesamtkosten des Unternehmens noch nicht.

Für die Bewertung einer Maßnahme sind deshalb die tatsächliche Veränderung der Leistung und ihre wirtschaftlichen Folgen maßgeblich. Dazu gehören laufende Kosten, einmaliger Anpassungsaufwand, mögliche Übergangskosten und der Zeitpunkt, ab dem eine Entlastung wirksam wird.

Meine Rolle: technische und wirtschaftliche Entscheidungen verbinden

In der Rolle des Interim CTO verbinde ich das Verständnis für Liegenschaften und Vernetzung mit der wirtschaftlichen Steuerung. Im Mittelpunkt stehen ein verständliches Gesamtbild, nachvollziehbare Bewertungsmaßstäbe und die Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT, Betrieb, Einkauf und kaufmännischer Steuerung.

Dazu gehören das Strukturieren der Anforderungen, das Sichtbarmachen von Abhängigkeiten und die Vorbereitung von Entscheidungen über den künftigen Leistungsumfang. Technische Fachverantwortliche und die zuständigen kaufmännischen Stellen bringen ihre jeweilige Expertise ein.

Für die Umsetzung müssen Maßnahmen, Verantwortliche und Prüfkriterien zusammenpassen: Was wird geändert? Wer entscheidet und setzt um? Wie wird geprüft, ob die Leistung weiterhin bedarfsgerecht ist und die erwartete Kostenwirkung eintritt?

Der Nutzen: Kosten und Leistungen gemeinsam steuern

Die vier Hebel verbinden wirtschaftliche Transparenz mit einer bedarfsgerechten Versorgung der Standorte. Sie machen nachvollziehbar, welche Leistungen benötigt werden, welche Kosten sie verursachen und wo eine Anpassung sinnvoll ist. Damit wird Kostensenkung zu einer steuerbaren Veränderung des Leistungsumfangs.