Ich unterstütze Unternehmen in Mainz, Wiesbaden und Frankfurt dabei, Arbeitsabläufe zu analysieren, Zeit- und Kostentreiber sichtbar zu machen und Prozesse wirtschaftlich zu vereinfachen. Erst wenn die tatsächliche Arbeit verstanden ist, entscheiden wir über Organisation, Digitalisierung, Automatisierung oder KI.

Ich mache sichtbar, wo Zeit, Wissen und Geld verloren gehen.

Viele Arbeitsabläufe wachsen über Jahre. Neue Aufgaben kommen hinzu. Software wird ergänzt. Zuständigkeiten verändern sich. Informationen werden kopiert, weitergeleitet und in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Am Ende funktioniert der Ablauf noch – aber nur mit hohem Aufwand.

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Prozessanalyse eines Arbeitsablaufs mit Aufgaben, Übergaben und Verantwortlichkeiten

Unternehmen bauen KI-Agenten – und sperren sie anschließend in Ablaufdiagramme aus der alten Welt.

Fraunhofer FIT beschreibt genau dieses Problem: Klassisches Prozessmanagement gibt jeden Arbeitsschritt vor. Agentische KI soll dagegen ein Ziel verstehen, Zwischenschritte planen und ihren Lösungsweg an die jeweilige Situation anpassen.

Wer einen KI-Agenten in einen starren BPMN-Prozess setzt, nutzt ihn häufig nur als besseren Automaten. Er darf einen Text prüfen, Daten zuordnen oder eine Antwort formulieren. Der eigentliche Ablauf bleibt unverändert.

Das Gegenmodell ist kein Prozess ohne Regeln. Es ist ein kontrollierter Handlungsraum:

Der Mensch definiert Ziel, Datenzugriff, Regeln, Grenzen und Eskalationen. Die KI entscheidet innerhalb dieses Rahmens über den geeigneten Weg. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen. Ergebnisse müssen nachvollziehbar sein.

Für stabile Routineprozesse bleiben BPMN und klassische Automatisierung sinnvoll. Bei wissensintensiven, variantenreichen Aufgaben braucht KI dagegen Spielraum.

BPMN verschwindet nicht. Seine Rolle verändert sich: vom vollständigen Ablaufplan zum verbindlichen Rahmen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Für einfache Aufgaben sind zu viele Abstimmungen notwendig.
Informationen werden gesucht, kopiert und mehrfach erfasst.
Kundenanfragen wandern durch verschiedene Abteilungen.
Entscheidungen bleiben liegen, weil Verantwortung unklar ist.
Beschäftigte führen eigene Listen und Nebenlösungen.
Wissen steckt in einzelnen Köpfen.
Neue Software erzeugt zusätzliche Arbeit statt Entlastung.
Alle sind beschäftigt, aber der Ablauf wird nicht besser.

Dann fehlt meistens kein weiteres Werkzeug. Der bestehende Ablauf muss zunächst verstanden und neu geordnet werden.

Prozesse zeigen, wie das Unternehmen wirklich arbeitet

Organigramme, Stellenbeschreibungen und Prozesshandbücher zeigen, wie Arbeit vorgesehen ist. Der tatsächliche Arbeitsablauf sieht häufig anders aus.

Informationen werden per E-Mail ergänzt. Entscheidungen erfolgen in Besprechungen. Beschäftigte gleichen Daten zwischen verschiedenen Systemen ab. Fehlende Angaben werden telefonisch beschafft. Erfahrene Mitarbeiter gleichen strukturelle Schwächen durch persönliches Wissen aus.

Eine Prozessanalyse macht diese unsichtbare Arbeit sichtbar.

Dabei geht es nicht darum, Menschen zu kontrollieren. Es geht darum, ein Arbeitssystem zu verstehen, das über Jahre gewachsen ist.

Was wir untersuchen

Wir betrachten einen konkreten Arbeitsablauf von seinem Auslöser bis zum Ergebnis:

Welche Aufgabe soll erledigt werden?
Welches Ergebnis wird tatsächlich benötigt?
Wer ist am Ablauf beteiligt?
Welche Informationen werden gebraucht?
Woher stammen diese Informationen?
Welche Systeme und Dateien werden verwendet?
Wo entstehen Wartezeiten und Rückfragen?
Welche Arbeit wird doppelt oder manuell erledigt?
Wo bleiben Entscheidungen hängen?
Welche Fehler treten wiederholt auf?
Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?

Dadurch entsteht ein gemeinsames Bild der tatsächlichen Arbeit.

Nicht jeder Prozess muss optimiert werden

Ein komplizierter Ablauf ist nicht automatisch schlecht. Manche Aufgaben benötigen Prüfung, Abstimmung und Erfahrung. Andere Schritte bestehen nur noch, weil sie irgendwann einmal eingeführt und nie wieder hinterfragt wurden.

Deshalb unterscheiden wir:

wertschöpfende Arbeit,
notwendige Absicherung,
vermeidbare Übergaben,
doppelte Datenerfassung,
unnötige Abstimmungen,
historisch gewachsene Sonderlösungen.

Das Ziel ist nicht der kürzeste Prozess. Das Ziel ist ein verständlicher, verlässlicher und wirtschaftlicher Arbeitsablauf.

So gehen wir vor

1. Einen konkreten Ablauf auswählen

Wir beginnen mit einem Vorgang, der regelmäßig auftritt, viel Zeit kostet oder immer wieder Probleme verursacht.

Das kann beispielsweise eine Kundenanfrage, ein Angebot, eine Bestellung, eine Dokumentenprüfung oder eine interne Freigabe sein.

2. Den heutigen Ablauf sichtbar machen

Gemeinsam mit den beteiligten Personen erfassen wir, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Nicht, wie sie laut Handbuch funktionieren sollte.

Wir dokumentieren Aufgaben, Übergaben, Informationen, Entscheidungen, Systeme und Verantwortlichkeiten.

3. Reibung und Kostentreiber erkennen

Wir untersuchen, wo Zeit verloren geht, Fehler entstehen, Wissen fehlt oder Beschäftigte unnötig belastet werden.

Dabei wird sichtbar, welche Probleme durch den Prozess und welche durch Organisation, Systeme oder unklare Verantwortung verursacht werden.

4. Ein realistisches Zielbild entwickeln

Wir gestalten einen einfacheren Ablauf mit:

klaren Aufgaben,
eindeutiger Verantwortung,
weniger Übergaben,
verlässlichen Informationen,
sinnvollen Kontrollen,
passenden digitalen Werkzeugen.

5. Veränderungen erproben

Der neue Ablauf wird zunächst an einem überschaubaren Beispiel getestet. Dadurch erkennen wir früh, was funktioniert und wo nachgebessert werden muss.

Erst danach wird entschieden, ob eine größere technische oder organisatorische Umsetzung sinnvoll ist.

Typische Anwendungsfelder

Eine Prozessanalyse eignet sich unter anderem für:

Kundenanfragen,
Angebotserstellung,
Auftragsbearbeitung,
Rechnungsprüfung,
Dokumentenfreigaben,
Wissensübergaben,
Personalwechsel,
interne Serviceanfragen,
Projektentscheidungen,
administrative Routinen,
Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Entscheidend ist nicht die Größe des Prozesses. Entscheidend ist, wie häufig er stattfindet und wie viel Aufwand dabei entsteht.

Das Ergebnis

Sie erhalten keine allgemeine Prozesspräsentation, sondern eine verständliche Grundlage für konkrete Entscheidungen:

Darstellung des heutigen Arbeitsablaufs,
erkennbare Wartezeiten und Reibungspunkte,
wesentliche Zeit- und Kostentreiber,
fehlende oder doppelt erfasste Informationen,
unklare Rollen und Verantwortlichkeiten,
realistische Verbesserungsvorschläge,
Zielbild für einen einfacheren Ablauf,
konkrete nächste Schritte für die Umsetzung.

Damit können Sie entscheiden, was organisatorisch verändert, digitalisiert, automatisiert oder mit KI unterstützt werden soll.

Erst der Prozess, dann die Technik

Digitalisierung, Automatisierung und KI können Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Sie lösen jedoch keine unklaren Zuständigkeiten, widersprüchlichen Regeln oder fehlenden Informationen.

Wer einen schlechten Prozess automatisiert, erhält einen schnelleren schlechten Prozess.

Deshalb beginnt eine sinnvolle technische Umsetzung mit drei Fragen:

Was soll sich für Kunden oder Beschäftigte verbessern?
Welche Arbeit ist tatsächlich notwendig?
Wie müssen Wissen und Verantwortung organisiert sein?

Erst dann wird entschieden, welche Technik gebraucht wird.

Von der Prozessanalyse zur KI-Integration

Wenn ein Arbeitsablauf verstanden und neu geordnet ist, kann geprüft werden, welche Aufgaben KI übernehmen oder unterstützen kann.

Das betrifft beispielsweise:

Informationen zusammenfassen,
Kundenanfragen einordnen,
Angebote vorbereiten,
Dokumente prüfen,
Wissen auffindbar machen,
Entscheidungen vorbereiten,
wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren.

Die Prozessanalyse schafft damit die Grundlage für eine belastbare KI-Integration.

Mehr erfahren: KI-Integration in Unternehmen

Warum Wilfried Häring?

Ich verbinde mehr als 30 Jahre Erfahrung in IT, Beratung, Führung und Organisationsentwicklung mit Wirtschaftspsychologie, Lean Startup und Design Thinking.

Ich kenne Prozesse nicht nur aus Workshops. Ich weiß, wie Technik, Verantwortung, Wissen und wirtschaftliche Interessen im Arbeitsalltag aufeinandertreffen.

Meine Aufgabe ist es, aus dieser Komplexität einen Arbeitsablauf freizulegen, den Menschen verstehen und Unternehmen steuern können.

Wie geht es nach der Prozessanalyse weiter?

Wenn der Arbeitsablauf verstanden und vereinfacht ist, können wir prüfen, welche Aufgaben sich digitalisieren, automatisieren oder mit KI unterstützen lassen. Betrifft die Veränderung Rollen, Teams oder Entscheidungswege, kann ein Agile Coaching die organisatorische Umsetzung begleiten.

Lassen Sie uns einen Ablauf ansehen

Sie müssen mir nicht zuerst Ihr gesamtes Unternehmen erklären. Bringen Sie einen Arbeitsablauf mit, der zu viel Zeit kostet, regelmäßig Probleme verursacht oder unnötig kompliziert geworden ist. Gemeinsam machen wir sichtbar, was heute geschieht und was sich sinnvoll verändern lässt.